Modèle gratuit · Conseil en choix d'agence
Modèle de cahier des charges intranet : le document Word pour consulter vos prestataires
Pour créer, refondre ou migrer votre intranet : exprimer le besoin de vos collaborateurs, imposer un cadre de réponse et comparer agences, intégrateurs et éditeurs sur les mêmes bases.
- Modèle Word à compléter
- Grille de conformité et bordereau de prix
- Gratuit
- Exprimer le besoin réel : populations, scénarios d’usage et fonctions classées par priorité, pas une liste de souhaits.
- Dimensionner ce qui fait durer un intranet : reprise des contenus, gouvernance éditoriale et temps interne disponible.
- Comparer des offres comparables : plan de réponse imposé, grille de conformité, coût total sur trois ans et critères pondérés.
Notre conviction : un intranet échoue rarement faute d’une fonction. Il échoue quand ses contenus ne sont plus à jour. Le modèle dimensionne la gouvernance autant que la technique.
Téléchargement gratuit
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Le fichier arrive par e-mail dans les minutes qui suivent.
Ce que vous recevez
Un cahier des charges en deux parties, prêt à compléter
La partie A exprime votre besoin. La partie B fixe ce que vous attendez des candidats. Des consignes en italique guident chaque rubrique ; vous les supprimez avant l’envoi.
Partie A · votre projet
Votre besoin, exprimé pour être chiffré
Neuf sections, du contexte au calendrier. Chaque rubrique demande une information que vous seul détenez, et que les candidats ont besoin de connaître pour chiffrer juste.
- Fiche synthétique : la consultation lisible en deux minutes
- Objectifs avec indicateur, valeur de départ, cible et échéance
- Populations, dont les collaborateurs sans poste ni e-mail
- Fonctions classées : indispensable, important, souhaitable, exclu
- Contenus à reprendre et temps interne consacré à l’intranet
Partie B et annexes · les candidats
Le cadre de réponse imposé aux candidats
Les mêmes règles, le même plan et le même bordereau pour tous. Vous comparez des offres, pas des présentations.
- Règles de la consultation et indemnisation éventuelle
- Plan de réponse en onze points
- Grille de conformité, fonction par fonction
- Bordereau de prix et coût total sur trois ans
- Critères pondérés et liste de contrôle avant envoi
La réponse courte
Qu'est-ce qu'un cahier des charges intranet ?
Un cahier des charges intranet décrit ce que vos collaborateurs doivent pouvoir faire avec le futur outil, et les contraintes que le prestataire doit respecter. Il sert à consulter une agence, un intégrateur ou un éditeur, puis à comparer leurs offres sur les mêmes bases. Il réunit les six éléments suivants.
- 01L’existant chiffréEffectifs, sites, outils actuels, fréquentation de l’intranet en place.
- 02Des objectifs mesurablesTrois à cinq, chacun avec son indicateur et sa cible.
- 03Les utilisateurs et leurs usagesPopulations, équipements, scénarios à dérouler en démonstration.
- 04Des fonctions prioriséesClassées par niveau, décrites en usages et non en solutions.
- 05Les contenus et leur gouvernanceReprise de l’existant, rôles, temps interne après le lancement.
- 06Le cadre technique et de réponseExigences de la DSI, budget, plan de réponse et critères pondérés.
La méthode
Quatre temps, du recueil des besoins au choix du prestataire
Le modèle suit l’ordre d’un projet bien préparé. Faire valider la partie technique par la DSI avant l’envoi est l’étape que l’on oublie le plus souvent.
01
Recueillir
Ateliers, entretiens ou enquête auprès des futurs utilisateurs, y compris ceux du terrain.
Section 3
02
Prioriser
Chaque fonction décrite en usage et classée selon la légende des priorités.
Section 4
03
Faire valider
La technique par la DSI, le budget par la direction, les contenus par leurs futurs responsables.
Sections 5, 7 et 9
04
Consulter et comparer
Le même dossier pour tous, puis des démonstrations sur vos propres scénarios d’usage.
Partie B et annexes
La page Mode d’emploi du modèle explique la légende des priorités et la façon de compléter chaque rubrique. Une liste de contrôle clôt le document.
Pour qui
Conçu pour les équipes qui portent le projet intranet
Communication interne et ressources humaines
Pour un outil que les collaborateurs utilisent vraiment, y compris ceux qui travaillent sans ordinateur.
DSI et chefs de projet digital workplace
Pour poser les exigences techniques, de sécurité et de réversibilité avant de comparer les solutions.
Organisations publiques
Pour préparer la partie technique d’un marché, à adapter au cahier des clauses techniques particulières.
Avant de consulter les prestataires
Recevez des offres que vous pourrez comparer
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Questions fréquentes
Cahier des charges intranet : vos questions
Votre question n’est pas ici ? Posez-la-nous.
Le modèle de cahier des charges intranet est-il gratuit ?
Oui. Le modèle Word est gratuit. Vous le recevez par e-mail après avoir rempli le formulaire, et vous pouvez l’utiliser librement au sein de votre organisation.
Que doit contenir un cahier des charges intranet ?
L’existant chiffré, des objectifs mesurables, les populations et leurs scénarios d’usage, les fonctions classées par priorité, les contenus à reprendre et leur gouvernance, les exigences techniques et de sécurité, le budget et le calendrier. Le modèle y ajoute les règles de la consultation, un plan de réponse imposé, une grille de conformité et un bordereau de prix sur trois ans, pour comparer les offres ligne à ligne.
Qui doit rédiger le cahier des charges ?
Un chef de projet unique côté organisation, le plus souvent à la communication interne, aux ressources humaines ou à la DSI. Il recueille les besoins des métiers et fait valider chaque partie par son responsable : la technique par la DSI, le budget par la direction, les contenus par leurs futurs responsables.
Faut-il choisir la solution avant de consulter ?
Pas nécessairement. Si votre DSI impose une solution, indiquez-le : vous consultez alors des intégrateurs. Sinon, décrivez des usages plutôt qu’un outil, et laissez chaque candidat proposer et justifier sa solution. La grille de conformité et les démonstrations sur vos scénarios d’usage permettent ensuite de comparer.
Combien de prestataires faut-il consulter ?
Trois à cinq. Au-delà, l’analyse des offres devient lourde et les candidats s’investissent moins. Retenez-en deux ou trois pour les démonstrations, sur vos propres scénarios d’usage.
Le modèle convient-il à un marché public ?
Oui, comme base de la partie technique : la partie A et les annexes alimentent le cahier des clauses techniques particulières et le bordereau des prix. Les règles de la partie B sont à reprendre dans le règlement de la consultation, conformément au code de la commande publique. Faites relire le dossier par votre service des marchés.
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