Le matchcode, ou clé de dédoublonnage, est un identifiant alphanumérique calculé à partir de l’identité et de l’adresse d’un destinataire, qui permet de repérer par traitement informatique les enregistrements désignant la même personne.
La terminologie officielle française recommande l’expression clé de dédoublonnage. Le Vocabulaire des activités postales, publié au Bulletin officiel du 25 juin 2009, la définit comme un identifiant qui facilite le dédoublonnage d’un fichier d’adresses par un traitement informatique, et donne matchcode pour équivalent. Le même texte définit le dédoublonnage comme la suppression, dans un même fichier, des adresses redondantes d’un même destinataire. Il réserve le mot déduplication au traitement qui porte sur deux fichiers regroupés.
La clé est construite en extrayant des fragments de plusieurs champs. Elle peut par exemple combiner les premières consonnes du nom, l’initiale du prénom, le code postal et le numéro de voie. Les champs sont d’abord mis en forme : majuscules, accents retirés, abréviations développées. Deux enregistrements qui produisent la même clé sont signalés comme doublons probables. Les règles de construction dépendent du fichier et de l’usage visé.
Le matchcode se distingue d’un identifiant client attribué par l’entreprise, fixe et unique par construction : il est recalculé à partir des données et change si l’adresse change. Il intervient dans le nettoyage de fichier, après la normalisation d’adresses, et sert aussi à confronter un fichier de prospection à une base repoussoir.
Le matchcode ne dit pas qui est qui : il propose des rapprochements. Tout le travail consiste à régler son niveau de tolérance. Une clé trop permissive fusionne des personnes différentes, par exemple un père et son fils homonymes à la même adresse. Les praticiens parlent d’overkill. Une clé trop exigeante laisse passer deux fiches d’une même personne saisies avec une faute de frappe.
Les deux erreurs n’ont pas le même coût. En prospection, un doublon gaspille un envoi et agace le destinataire. Dans une base de données clients, une fusion à tort mêle deux historiques d’achat et deux choix en matière de prospection. Nous recommandons de régler la clé selon l’erreur la plus coûteuse pour l’usage visé, plutôt que d’appliquer une règle unique à tous les traitements.
Le taux de doublons détectés n’a pas de sens seul. Sur l’échantillon de contrôle, mesurez la part de rapprochements justes parmi ceux proposés, puis la part des vrais doublons effectivement trouvés. Le premier chiffre protège contre les fusions abusives, le second contre les envois en double. En production, suivez le nombre de fusions annulées et les signalements de destinataires qui reçoivent deux courriers. Ces repères sont des indicateurs de pilotage que nous proposons, non des normes.
Le rapprochement sert aussi à écarter les personnes qui ont refusé la prospection. Dans sa page consacrée à la liste repoussoir (2026), la CNIL indique qu’un formatage harmonisé ou un géocodage des adresses postales évite qu’une même adresse produise des empreintes différentes. Une clé mal réglée peut donc laisser passer une personne opposée à la prospection. Nous recommandons d’appliquer à ce filtrage la clé la plus large, quitte à écarter quelques destinataires de trop.
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L’identifiant client est attribué une fois pour toutes par l’entreprise et ne change pas. Le matchcode est calculé à partir du nom et de l’adresse : il change dès que ces données changent, et deux personnes différentes peuvent partager le même.
Ils n’ont donc pas le même rôle. L’identifiant relie les données d’un client déjà reconnu. Le matchcode sert à reconnaître qu’une nouvelle fiche, un fichier loué ou une liste d’opposition désignent une personne déjà présente. En pratique, utilisez le matchcode pour détecter, puis rattachez la fiche retenue à l’identifiant existant.
Utilisez les champs les plus stables et les mieux renseignés de votre fichier, après les avoir normalisés.
Pour des particuliers, combinez des fragments du nom, du prénom, du code postal et de l’adresse. Pour des entreprises, privilégiez le numéro SIREN, ou le SIRET si vous dédoublonnez par établissement, quand il est disponible, puis la raison sociale et l’adresse. Évitez les champs souvent vides ou modifiés, comme le téléphone ou la fonction. Testez ensuite plusieurs combinaisons sur un échantillon de mille fiches dont vous connaissez les doublons, et retenez celle qui commet le moins d’erreurs coûteuses pour votre usage.
Mesurez deux taux sur un échantillon vérifié à la main : la part de rapprochements justes parmi ceux que la clé propose, et la part des vrais doublons qu’elle retrouve.
Si le premier taux est bas, la clé fusionne des personnes distinctes : resserrez-la. Si le second est bas, elle laisse passer des doublons : élargissez-la ou ajoutez une étape de vérification manuelle. En production, surveillez les fusions annulées et les plaintes pour envois en double. Refaites le test après chaque changement de source ou de format de saisie.
Le risque est de fusionner deux personnes différentes et de perdre une information impossible à reconstituer : historique d’achat, préférences, opposition à la prospection.
Pour le limiter, réservez la fusion automatique aux rapprochements de la clé la plus stricte. Soumettez les autres à une vérification manuelle. Conservez toujours les fiches d’origine et la trace de chaque fusion, afin de pouvoir l’annuler. Lorsque deux fiches portent des choix différents en matière de prospection, retenez le plus restrictif tant que la personne ne s’est pas exprimée à nouveau.
Il est inutile lorsque chaque enregistrement possède déjà un identifiant fiable et commun à toutes les sources, comme une adresse électronique vérifiée pour une liste d’abonnés en ligne.
Il devient indispensable dès que vous rapprochez des fichiers d’origines différentes, des adresses postales saisies à la main ou un fichier loué. Critère pratique : si une même personne peut apparaître sous deux orthographes ou deux adresses, il vous faut une clé de rapprochement. Pour un petit fichier, une vérification manuelle peut suffire ; au-delà de quelques milliers de fiches, automatisez.
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