La feuille de temps en agence est un outil de suivi du temps passé par les collaborateurs sur les différentes tâches et projets réalisés pour les clients de l’agence.
Chaque collaborateur y déclare, à la journée ou à la semaine, les heures consacrées à chaque dossier. Une saisie type associe une date, un client, un projet, une tâche et une durée. Les temps non facturables y figurent aussi : travail interne, formation, gestion de l’agence ou réponse à une consultation d’agences. Les relevés servent ensuite deux usages distincts. Le premier est la facturation, lorsque l’agence est rémunérée au temps passé ou doit justifier un dépassement de forfait. Le second est le pilotage interne : coût de revient d’un projet, charge des équipes, rentabilité par client.
Ses composantes sont la liste des projets et des types de tâches, le taux horaire ou journalier de chaque profil, la règle de saisie et les rapports. La règle de saisie fixe la fréquence, le niveau de détail et la validation par un responsable. Les rapports comparent le temps consommé au temps vendu.
La feuille de temps se distingue du planning de charge, qui prévoit le temps à venir, alors qu’elle constate le temps passé. Elle se distingue aussi du décompte de la durée du travail, qui relève du droit social et répond à ses propres règles. Elle est utilisée dans les agences de publicité, de communication, de design ou de relations presse, et plus largement dans les sociétés de conseil qui vendent du temps d’expertise. Elle concerne aussi l’annonceur lorsque la rémunération de l’agence dépend des heures déclarées.
À notre sens, trop d’agences ne regardent leurs feuilles de temps qu’au moment de facturer. C’est passer à côté de l’essentiel. Les relevés révèlent l’écart entre le temps vendu et le temps réellement consommé. Un forfait vendu vingt jours et livré en trente ne modifie pas la marge brute de l’agence : il en consomme une part plus grande pour rémunérer les dix jours non vendus. La rentabilité du projet se dégrade, sans que le compte de résultat dise sur quel client. La feuille de temps est le moyen le plus sûr de remonter à la cause : un brief annonceur mal cadré, des allers-retours de validation, un périmètre qui glisse. Pour l’annonceur, l’enjeu est symétrique. Une facture au temps passé ne vaut que par la fiabilité des relevés qui la fondent.
Trois ratios couvrent la plupart des besoins. Ce sont des repères de pilotage que nous proposons, non des normes du secteur.
La tendance sur plusieurs mois compte plus que la valeur à une date donnée. Ces ratios alimentent ensuite l’analyse de rentabilité par client.
Le Code du travail organise lui-même le décompte de la durée du travail. Lorsque les salariés d’une même équipe ne suivent pas le même horaire collectif affiché, l’article D3171-8 prévoit un enregistrement quotidien des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou des heures accomplies, puis un récapitulatif hebdomadaire. Pour les salariés au forfait en jours, l’article D3171-10 prévoit un décompte annuel des journées ou demi-journées travaillées. Une feuille de temps de gestion ne remplit pas d’office ces fonctions. À notre sens, deux relevés qui divergent créent deux versions du temps de travail d’un même salarié. Nous recommandons d’articuler les deux dispositifs avec la fonction ressources humaines.
Advalians assure le suivi budgétaire et le reporting de vos projets marketing, en coordonnant vos équipes internes et vos ressources externes.
Advalians, cabinet de conseil indépendant en marketing et communication, vous aide à clarifier vos choix et à décider.
Le planning de charge prévoit, la feuille de temps constate. Le planning répartit à l’avance les jours disponibles de chaque collaborateur entre les projets signés ou probables. La feuille de temps enregistre après coup les heures réellement passées sur chaque dossier.
Les deux outils se complètent. Comparez chaque semaine le temps prévu et le temps déclaré, projet par projet. Un écart répété sur le même client ou sur le même type de tâche signale un devis sous-estimé ou un périmètre mal tenu. Corrigez-le avant le prochain chiffrage, pas au moment de la facture.
Expliquez à quoi servent les données, puis montrez qu’elles servent. Une équipe saisit sérieusement lorsqu’elle voit les relevés justifier un recadrage du client ou la renégociation d’un forfait. Elle saisit mal lorsqu’ils ne servent qu’à la contrôler.
En pratique : une liste de tâches courte, une saisie en fin de journée, un rappel automatique et une validation hebdomadaire par le responsable du projet. Partagez chaque mois un tableau simple du temps vendu et du temps passé par projet. Commencez par un pôle pilote avant de généraliser.
Il n’existe pas de taux unique : l’objectif dépend du profil et de l’organisation. Un producteur ou un chef de projet consacre l’essentiel de son temps aux clients. Un dirigeant partage le sien avec la gestion et le développement commercial.
Mesurez d’abord la situation réelle sur trois mois, profil par profil, sans fixer de cible. Fixez ensuite un objectif par fonction, cohérent avec le coût de revient horaire et le taux vendu. Suivez la tendance mensuelle plutôt qu’un chiffre isolé, et regardez toujours la facturabilité avec le taux de dépassement.
Le principal risque est la dérive : chaque heure déclarée devient facturable, sans lien garanti avec la valeur produite. Le second est l’opacité, lorsque les relevés arrivent agrégés et ne permettent aucun contrôle.
Encadrez le dispositif dès le contrat. Fixez un budget plafond par projet et un seuil d’alerte, par exemple aux trois quarts du temps prévu. Exigez un relevé détaillé par profil et par tâche, transmis chaque mois. Prévoyez un point d’étape avant tout dépassement, avec accord écrit de votre part.
Choisissez le temps passé lorsque le périmètre est incertain ou évolutif : conseil continu, accompagnement au fil de l’eau, phase exploratoire. Choisissez le forfait lorsque le livrable est défini et stable : une campagne, un site, une identité visuelle.
Dans les deux cas, demandez une estimation en jours par profil. Avec un forfait, elle vous permet de juger le prix. Avec le temps passé, elle sert de budget de référence. Un modèle mixte est possible : forfait pour le socle, temps passé plafonné pour les demandes hors périmètre. Les modes de rémunération d’agence se combinent ainsi au sein d’un même contrat.
Recruter un directeur marketing expérimenté, capable de structurer la stratégie, de piloter les..
L’autorité de marque, souvent perçue comme un indicateur de fiabilité et de compétence,..
Dans un monde où la communication joue un rôle central dans le succès..
